Dokumen Publik
Repositori Dokumen Publik
ℹ️ Akses: Menu Pengelolaan Konten → Dokumen
Modul Konten → Dokumen digunakan untuk mengunggah dan mengelola dokumen publik seperti laporan tahunan, peraturan, SK, panduan, formulir, dan dokumen resmi lainnya yang dapat diunduh oleh pengunjung portal.
1. Halaman Daftar Dokumen
Gambar: Daftar dokumen publik — dengan kategori, tipe file, dan jumlah unduh
Daftar menampilkan seluruh dokumen yang diunggah. Setiap entri menampilkan judul dokumen, kategori, tipe file (PDF, DOCX, XLSX), ukuran file, dan jumlah unduh oleh pengunjung.
2. Mengunggah / Mengedit Dokumen
Gambar: Form pembuatan/edit dokumen publik — unggah file, pilih kategori, isi metadata
| Informasi | Penjelasan |
|---|---|
| Judul * | Nama dokumen. Tulis judul lengkap dan jelas. Contoh: "Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) 2024". Hindari judul seperti "scan001.pdf" atau "dokumen final". |
| Slug * | URL otomatis dari judul. Dapat diubah manual. Contoh: lkjip-2024-dinkes. |
| Deskripsi | Ringkasan isi dokumen menggunakan Rich Text Editor (bukan teks biasa). Dapat berisi format, daftar, atau tautan. Membantu pengunjung memahami isi dokumen sebelum mengunduh. Contoh: "Laporan kinerja tahunan Dinas Pendidikan Kepri tahun anggaran 2024, mencakup capaian program dan serapan anggaran." |
| Kategori * | Kategori dokumen. Pilih kategori yang paling sesuai dari daftar yang sudah dibuat. Kategori membantu pengunjung menemukan dokumen dengan cepat. Lihat bagian 3 untuk rekomendasi kategori. |
| File Dokumen * | Sumber file dokumen — pilih salah satu via RadioGroup: Upload — unggah file dari komputer. Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX (Word), XLS, XLSX (Excel), PPT, PPTX (PowerPoint). Ukuran maksimal: 100MB. Google Drive Link — tempel tautan Google Drive ke file yang sudah diset publik, tanpa perlu unggah file ke CMS. Sebaiknya konversi ke PDF sebelum upload supaya tampilan konsisten di semua perangkat dan tidak mudah diubah. Kompres PDF yang berukuran di atas 10MB menggunakan tool seperti SmallPDF atau ILovePDF. |
| Tahun Dokumen | Tahun dokumen diterbitkan secara resmi. Berguna untuk pengelompokan dan pencarian dokumen per tahun. Contoh: 2024. |
| Tanggal Penetapan | Tanggal dokumen ditetapkan secara resmi. Bisa berbeda dari tanggal upload. Contoh: SK tanggal 5 Januari 2024 diunggah ke portal bulan Maret — isi tanggal penetapan 5 Januari 2024. |
| Status | Saklar Active/Inactive (Switch). Active — dokumen dapat diunduh oleh publik dan muncul di portal. Inactive — dokumen disembunyikan dari portal, hanya bisa diakses admin yang login. Gunakan Inactive saat dokumen masih dalam pengecekan akhir atau menunggu persetujuan atasan sebelum dipublikasikan. |
💡 Tips: Optimalkan Nama File PDF
Beri nama file yang deskriptif sebelum mengunggah. Contoh:
LKjIP-Dinkes-2024.pdflebih baik daripadadokumen_final_rev3.pdf.
3. Kategori Dokumen
Gambar: Halaman manajemen kategori dokumen — daftar kategori yang sudah dibuat
Kategori membantu mengelompokkan dokumen agar mudah ditemukan. Setiap kategori memiliki nama dan slug. Di bawah ini 10 kategori yang direkomendasikan. Contoh menggunakan Dinas Pendidikan.
Gambar: Form pembuatan/edit kategori dokumen — isi nama kategori dan slug
| # | Nama Kategori | Contoh Dokumen (Dinas Pendidikan) |
|---|---|---|
| 1 | Laporan Kinerja & Keuangan | LKjIP 2024, LRA 2024, Neraca 2024, Laporan Keuangan Audited (Opini BPK WTP), Ringkasan Eksekutif |
| 2 | Program & Kegiatan | Rencana Strategis 2024–2026, Rencana Kerja Tahunan 2025, DIPA Petikan 2025 (Rp 1.12T), RKA-KL 2025 |
| 3 | Pengadaan Barang & Jasa | Per Paket Pengadaan: KAK, HPS, Spesifikasi Teknis, Gambar Rencana, Kontrak, SPMK, BAST, Berita Acara Serah Terima, dll. (33 jenis dokumen). Contoh: Paket RKB SMA 1 Tg. Pinang Rp 2.1M, Laptop Guru 250 unit Rp 850jt |
| 4 | Peraturan & Kebijakan | Pergub Kepri No. 12/2024 (BOSDA), SE Kadis No. 5/2025 (PPDB Online), SK Kadis No. 8/2025 (Tim Kurikulum), Perda No. 3/2023 (Sistem Pendidikan Daerah) |
| 5 | Surat Perjanjian / MoU | MoU dengan Universitas Maritim Raja Ali Haji (Kampus Mengajar), Kontrak Swakelola Pembangunan RKB, Surat Penugasan Tim Teknis PPDB, Daftar Kontrak 2025 |
| 6 | Perizinan | SK Izin Operasional SMA Islam Terpadu Bintan No. 421/088/2025, SK Izin SMK Kesehatan Batam No. 421/092/2025, Rekomendasi Teknis Pendirian Sekolah |
| 7 | Putusan / Sengketa Hukum | Putusan PTUN Tg. Pinang No. 12/G/2025 (sengketa kepegawaian — dimenangkan OPD), Putusan Perdata terkait aset sekolah |
| 8 | SOP & Standar Layanan | 4 SOP: (1) Permohonan Informasi, (2) Uji Konsekuensi, (3) Penyusunan DIP, (4) Pendokumentasian. Masing-masing PDF bertanda tangan Kadis. |
| 9 | Profil PPID & Komitmen | SK Penetapan PPID No. 10/2025, Maklumat Pelayanan (bertanda tangan Kadis), Struktur PPID, Surat Tugas PPID |
| 10 | Formulir & Template | Formulir Permohonan Informasi, Formulir Pengaduan, Formulir Keberatan, Template LHKPN, Template LHKSN |
💡 Tips: Buat 10 Kategori Ini Dulu
Buka Konten → Dokumen → Kategori. Buat 10 kategori di atas — copy-paste nama kategori dari tabel. Setelah semua kategori tersedia, baru upload dokumen satu per satu ke kategori yang sesuai.
4. Tips Pengelolaan Dokumen
Gunakan Format PDF
Konversi dokumen ke PDF sebelum diunggah. PDF memastikan tampilan dokumen konsisten di semua perangkat dan tidak mudah diubah.
Beri Metadata Lengkap
Isi judul, deskripsi, dan tanggal dengan benar. Ini membantu pengunjung memahami isi dokumen sebelum mengunduh.
Periksa Ukuran File
Kompres PDF jika melebihi 10MB. File terlalu besar memberatkan pengunjung dengan koneksi lambat. Gunakan tool online seperti SmallPDF atau ILovePDF.
Perbarui Dokumen Secara Berkala
Pastikan dokumen yang ditampilkan adalah versi terbaru. Hapus atau arsipkan dokumen versi lama.
🆕 Fitur Baru: Move to PPID Dialog
Daftar dokumen kini menyediakan aksi "Move to PPID" pada kolom aksi tiap entri. Klik aksi ini untuk membuka dialog yang memungkinkan Anda mempromosikan sebuah dokumen dari Pustaka Dokumen biasa ke pohon kategori PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Pada dialog Anda dapat mengisi: (1) Tahun dokumen PPID, (2) Periode Retensi (dalam satuan bulan), (3) Penanggung Jawab dokumen PPID, dan (4) Deskripsi tambahan untuk konteks PPID. Setelah dipindahkan, dokumen akan otomatis tampil di tree PPID publik di front-end portal serta tetap tertinggal sebagai catatan cross-reference di modul Dokumen asal. Fitur ini mencegah duplikasi unggah file dan memastikan rantai metadata PPID tetap utuh saat dokumen dipromosikan.