Konsep PPID & PPID Pembantu
Memahami Arsitektur Pengelolaan Informasi Publik
βΉοΈ Info: Akses Menu
Seluruh fitur PPID dapat diakses melalui menu PPID di sidebar admin.
Modul PPID adalah jantung pemenuhan kewajiban keterbukaan informasi publik badan publik. Modul ini bukan sekadar daftar dokumen β ia adalah sistem terintegrasi yang mengelola seluruh siklus informasi publik: dari publikasi proaktif (DIP), pelayanan permohonan, penanganan keberatan, hingga pencatatan sengketa informasi.
Dasar Hukum
| Regulasi | Relevansi |
|---|---|
| UU No. 14 Tahun 2008 (UU KIP) | Kewajiban badan publik membentuk PPID & menyediakan informasi |
| Pergub Kepri No. 76 Tahun 2017 | Pedoman pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi |
| Perki No. 1 Tahun 2017 | Pengklasifikasian informasi publik |
| PP No. 61 Tahun 2010 | Tata cara pengelolaan, penyimpanan, pendokumentasian informasi |
Tiga Peran Utama
Sistem PPID melibatkan tiga pihak yang berinteraksi dalam ekosistem keterbukaan informasi:
| Peran | Pemegang | Wewenang |
|---|---|---|
| Pemohon Informasi | Masyarakat / Publik | Mengakses DIP & mengajukan permohonan tanpa membuat akun |
| Admin PPID Utama | Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi (Diskominfo) | Mengelola regulasi global (SLA, template surat), memverifikasi file DIP untuk publikasi, menerima eskalasi keberatan ke Atasan PPID, memonitor seluruh OPD |
| Admin PPID Pembantu | Setiap OPD yang aktif PPID | Mengelola DIP dan permohonan instansinya, melakukan verifikasi KTP & disposisi, mengunggah data dukung internal pada kasus keberatan |
π‘ Tip: Munculnya Peran Admin
- Admin PPID Utama hanya muncul sebagai opsi peran saat OPD yang dipilih adalah Dinas Komunikasi dan Informatika. Peran ini memiliki akses penuh lintas seluruh OPD.
- Admin PPID Pembantu muncul saat OPD yang dipilih telah mengaktifkan fitur PPID. Jika OPD belum aktif, hubungi Super Admin untuk mengaktifkan toggle PPID pada data Master OPD.
Pengajuan Tanpa Akun
Masyarakat yang memohon informasi tidak perlu mendaftar akun. Cukup isi form permohonan di portal OPD dengan data diri dan unggah KTP. Tujuannya mengurangi hambatan partisipasi masyarakat.
Alur pengajuan:
- Pemohon mengisi form permohonan di portal (data + upload KTP)
- Sistem mencatat permohonan & menerbitkan nomor tiket
- Pemohon menerima email konfirmasi berisi nomor tiket
- Cek status permohonan kapan saja di portal
Pemohon dapat melacak seluruh permohonan, mengunggah ulang KTP jika verifikasi gagal, hingga mengunduh surat jawaban dari pemerintah.
Standar Layanan (SLA)
Sistem secara otomatis menghitung hitung mundur (countdown) batas waktu penyelesaian dan menampilkan Traffic Light Indicator (Hijau-Kuning-Merah) untuk mencegah penyelesaian yang terlewat batas.
| Tahapan Proses | Durasi Maksimal | Dasar Hukum |
|---|---|---|
| Verifikasi Administrasi | 3 Hari Kerja | Pergub 76/2017 |
| Penyediaan Informasi | 10 Hari Kerja | UU 14/2008 Pasal 22(7) |
| Perpanjangan Waktu | Maksimal 7 Hari Kerja | UU 14/2008 Pasal 22(8) |
| Masa Sanggah (Keberatan) | 30 Hari Kerja | UU 14/2008 Pasal 36(1) |
| Respon Keberatan oleh Atasan PPID | 30 Hari Kerja | UU 14/2008 Pasal 36(2) |
βΉοΈ Info: Selesai Otomatis (Inkracht)
Jika dalam 30 hari kerja setelah jawaban diberikan pemohon tidak mengajukan keberatan, sistem otomatis menandai permohonan sebagai Selesai (Inkracht).
Nilai durasi (3, 10, 7, 30 hari) adalah standar bawaan UU. Admin PPID Utama dapat menyesuaikan durasi ini lewat menu Manajemen PPID β Pengaturan PPID β tab SLA & Waktu tanpa mengubah kode, untuk mengakomodasi perubahan regulasi di masa depan. Perubahan hanya berlaku untuk permohonan baru.
Dual Konsep Verifikasi
Sistem memiliki dua jenis verifikasi yang berbeda dan tidak boleh dicampuradukkan:
| Jenis Verifikasi | Pelaku | Hasil |
|---|---|---|
| (1) Verifikasi file DIP | Admin PPID Utama (Prov) | File DIP ditayangkan ke portal publik (frontend OPD) |
| (2) Verifikasi permohonan | Admin PPID Pembantu (OPD) atau Admin Prov | Status permohonan berubah: diproses / dikembalikan / ditolak |
Verifikasi file DIP adalah gate publikasi β dokumen yang diunggah Admin OPD baru tampil di portal OPD setelah disetujui Admin Prov. Sedangkan verifikasi permohonan adalah pemeriksaan KTP dan substansi tiket permohonan oleh Admin OPD/Prov.
PPID Pembantu di CMS
Setiap OPD dalam Satu CMS Kepri beroperasi sebagai PPID Pembantu yang otonom β memiliki dokumen, permohonan, dan laporan terpisah, namun tetap terhubung dalam ekosistem untuk keperluan alih permohonan (disposisi antar-OPD).
π‘ Tip: Pastikan Data Terbarui
Daftarkan pejabat PPID Pembantu dan admin yang ditunjuk melalui menu PPID Pembantu dan Manajemen Admin. Pastikan data selalu diperbarui saat ada pergantian pejabat, karena data ini menjadi bukti penilaian E-Monev Komisi Informasi.
Manajemen Akun & Unit PPID
Menu berikut digunakan untuk mengelola struktur kelembagaan PPID:
- PPID Pembantu (menu PPID β PPID Pembantu) β daftar unit PPID di lingkungan OPD (pejabat, kontak, SK pengangkatan)
- Manajemen Admin (menu PPID β Admins) β pengelola modul PPID di CMS (akses, peran)
Admin PPID Utama juga dapat melakukan Impersonate (masuk sebagai) akun Admin OPD tanpa password untuk keperluan pendampingan β akses ini dicatat dalam sistem.