Struktur Dokumen Informasi Publik
Hierarki Daftar Informasi Publik (DIP)
PPID mengelola informasi publik dalam bentuk pohon hierarki (tree). Struktur ini disebut Daftar Informasi Publik (DIP) dan mencerminkan klasifikasi sesuai UU KIP.
Kategori Bawaan Sistem
Sistem secara otomatis menyediakan 4 kategori utama pada DIP setiap OPD yang mengaktifkan fitur PPID. Seluruh kategori bawaan ini wajib ada dan tidak dapat dihapus oleh Admin OPD.
| Kategori Utama | Jenis Informasi |
|---|---|
| Informasi Publik Berkala | Diperbarui secara berkala (profil, keuangan, program, pengadaan, dll.) |
| Informasi Publik Setiap Saat | Wajib diberikan saat diminta atau tersedia di DIP (produk hukum, MoU, dll.) |
| Informasi Publik Serta-merta | Harus diumumkan seketika saat keadaan darurat |
| Informasi Publik Dikecualikan | Tidak boleh diumumkan karena telah melalui Uji Konsekuensi |
⚠️ Peringatan: Kategori Bawaan Wajib
Keempat kategori utama di atas adalah bawaan sistem. Admin OPD tidak dapat menghapus kategori maupun slot dokumen bawaan. Hal ini untuk menjamin keseragaman DIP seluruh OPD agar sesuai standar E-Monev Komisi Informasi.
Isi Bawaan DIP (Seed)
Sistem sudah menyediakan susunan kategori dan slot dokumen berikut saat PPID sebuah OPD diaktifkan. Slot dokumen yang wajib (mandatory) tidak dapat dihapus, namun menerima unggah berkas berkala.
1. Informasi Publik Berkala (9 sub-kategori)
| Sub-Kategori | Slot Dokumen Wajib |
|---|---|
| Profil Badan Publik | Tugas Pokok dan Fungsi Instansi |
| Profil Pejabat & Aset Kekayaan | LHKPN Pimpinan Tertinggi; LHKPN Pejabat Eselon III; LHKPN Pejabat Eselon IV & Fungsional; Data/Persentase Wajib LHKASN/LHKSN |
| Perencanaan Anggaran | Rencana Kerja dan Anggaran (RKA/DIPA) |
| Kinerja & Realisasi Program | Ringkasan Realisasi Kegiatan yang Telah Dijalankan; Ringkasan Program/Kegiatan yang Dijalankan |
| Keuangan & Realisasi Anggaran | Laporan Keuangan Telah Diaudit (LRA, Neraca, CALK, Daftar Aset); Realisasi Penggunaan Anggaran |
| Pengadaan Barang & Jasa | Rencana Umum Pengadaan (RUP) / SIRUP |
| Prosedur & Pengumuman Layanan Publik | Tata Cara Permohonan Informasi Publik; Tata Cara Pengajuan Keberatan; Tata Cara Pengaduan Penyalahgunaan Wewenang; Ringkasan Laporan Akses Informasi Tahunan |
| Peraturan yang Ditetapkan | Peraturan/Keputusan/Kebijakan; Kajian Akademik Peraturan yang Disahkan; Informasi/Kebijakan dalam Pertemuan Terbuka |
| Informasi Dikecualikan Habis Jangka | Informasi Dikecualikan yang Habis Jangka Waktu; Informasi Lain yang Dinyatakan Terbuka |
2. Informasi Publik Setiap Saat (4 sub-kategori)
| Sub-Kategori | Slot Dokumen Wajib |
|---|---|
| Klasifikasi Informasi & Legalitas PPID | Daftar Informasi Publik (DIP); SK Pembentukan dan Susunan Tim PPID; Maklumat Pelayanan PPID; SOP Pelayanan Informasi Publik |
| Kontrak, Perjanjian & Penugasan | Perjanjian Kerja Sama (MoU/PKS) dengan Pihak Ketiga; Surat Perjanjian Kemitraan; Surat Perjanjian Swakelola; Surat Penugasan/Pembentukan Tim Swakelola; Daftar Dokumen Kontrak |
| Surat Menyurat & Perizinan | Surat Menyurat Pimpinan/Pejabat; Persyaratan & Izin yang Diterbitkan |
| Pelanggaran & Penindakan | Pelanggaran Pengawasan Internal; Pelanggaran yang Dilaporkan Masyarakat |
3. Informasi Publik Serta-merta (1 sub-kategori)
| Sub-Kategori | Slot Dokumen Wajib |
|---|---|
| Prosedur Keadaan Darurat | Prosedur Peringatan Dini dan Evakuasi |
4. Informasi Publik Dikecualikan (1 sub-kategori)
| Sub-Kategori | Slot Dokumen Wajib |
|---|---|
| Daftar Informasi Dikecualikan | Dokumen Daftar Informasi Dikecualikan (DIK); Dokumen SOP Uji Konsekuensi |
ℹ️ Info: Ringkasan Bawaan
Total bawaan: 4 kategori utama, 15 sub-kategori (9 Berkala + 4 Setiap Saat + 1 Serta-merta + 1 Dikecualikan), dan sekitar 40 slot dokumen wajib. Susunan ini sudah disesuaikan dengan butir penilaian E-Monev Komisi Informasi (SAQ).
Manajemen Kategori & Dokumen
Struktur DIP berbentuk pohon hierarki (kategori dan dokumen bersarang). Setiap item dalam pohon dapat berupa:
- Kategori — folder pengelompokan (contoh: "Profil Badan Publik")
- Dokumen — slot untuk mengunggah file konkret
Setiap slot dokumen bawaan telah memiliki deskripsi wajib yang menjelaskan format, periode, dan isi dokumen. Slot tertentu menerima multiple upload — unggah dokumen berkala tiap tahun, dan seluruh arsip histori per tahun tersimpan di slot yang sama.
💡 Tip: Tambah Sub-Item Baru
Admin OPD boleh menambah sub-kategori atau slot dokumen baru di dalam kategori yang sudah ada, untuk mengakomodasi kebutuhan khusus instansi. Namun tidak boleh menghapus item bawaan yang ditandai wajib.
Mengunggah dokumen ke slot:
- Buka menu PPID → Informasi Publik di sidebar
- Pilih kategori dan sub-kategori yang sesuai
- Buka slot dokumen yang ingin diisi
- Unggah file (format PDF sesuai deskripsi wajib)
- Isi metadata dokumen (tahun, masa informasi, penanggung jawab)
- Simpan — dokumen berstatus Terverifikasi otomatis
Metadata Dokumen
Setiap file yang diunggah ke slot dokumen memiliki metadata:
- Judul dokumen (judul tampilan)
- Tahun dokumen
- Masa informasi (dalam bulan)
- Penanggung jawab dokumen
- Status — otomatis "Terverifikasi" saat diunggah
ℹ️ Info: Klasifikasi & Tempat Informasi
Field "Klasifikasi" dan "Tempat informasi" tidak memiliki input khusus di dialog unggah dokumen. Klasifikasi informasi mengikuti posisi slot dalam pohon DIP (Berkala/Setiap Saat/Serta-merta/Dikecualikan), sedangkan tempat informasi mengikuti lokasi instansi penyimpan.
ℹ️ Info: Verifikasi Otomatis
Dokumen yang diunggah Admin OPD berstatus Terverifikasi secara otomatis di level CMS (database hanya menyimpan satu status verifikasi, tanpa alur pending/rejected). Dokumen yang sudah terverifikasi langsung dapat tampil di portal publik sesuai kategori DIP-nya. Tidak ada gate verifikasi terpisah antara Admin OPD dan Admin PPID Provinsi pada level dokumen.
Pengecualian Informasi
Master Data Informasi yang Dikecualikan
Tidak semua informasi wajib diumumkan. UU KIP Pasal 17-20 mengatur pengecualian. Data pengecualian informasi dikelola dalam dua kategori:
| Kategori | Cakupan |
|---|---|
| Umum | Berlaku lintas OPD (pengecualian umum) |
| Sektoral | Spesifik per OPD |
Data Pengecualian
Saat menambahkan data pengecualian, Anda mengisi:
- Dasar hukum (pasal spesifik)
- Informasi yang dikecualikan
- Konsekuensi jika informasi dibuka
- Konsekuensi jika informasi ditutup
- Jangka waktu pengecualian
- Kategori — Umum atau Sektoral
⚠️ Peringatan: Pengecualian Bukan Hak Mutlak
Pengecualian informasi tidak bersifat mutlak. Setelah jangka waktu pengecualian berlalu, informasi harus dievaluasi ulang dan dapat dipublikasikan. Slot "Informasi Dikecualikan Habis Jangka" di kategori Berkala digunakan untuk menampung informasi yang masa pengecualiannya telah berakhir. Pengecualian yang tidak terdokumentasi dasar hukumnya adalah temuan serius E-Monev.
Pengaturan (Settings)
Konfigurasi SLA, Format Tiket, Template Surat, & Penanda Tangan
Menu Pengaturan PPID (di sidebar: Manajemen PPID → Pengaturan PPID) menyimpan pengaturan dinamis PPID. Hanya Admin PPID Utama (Provinsi) yang dapat mengatur SLA, template surat, dan master pengecualian. Admin OPD dapat mengatur penanda tangan untuk instansinya.
| Tab Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| SLA & Waktu | Durasi Verifikasi (3 HK), Pemuatan Informasi (10 HK), Perpanjangan (7 HK), Batas Pengajuan Keberatan (30 HK) |
| Penomoran Tiket | Format nomor tiket dengan placeholder tahun, bulan, dan urutan; opsi reset tahunan |
| Template Surat | Tanda Terima, Surat Penolakan, Surat Perpanjangan, Surat Keputusan (Keberatan) |
| Penanda Tangan | Pejabat penanda tangan surat resmi PPID per OPD |
Setiap pengaturan terdiri dari:
- Nilai — isi pengaturan (dapat berupa teks atau struktur data)
- Publik — jika diaktifkan, pengaturan dapat diakses publik melalui website
ℹ️ Info: Pengaturan Publik
Pengaturan yang ditandai publik (seperti aturan SLA) dapat diakses melalui website tanpa login. Ini memungkinkan frontend menampilkan informasi SLA kepada masyarakat secara terbuka.