Menangani Permohonan (PPID Pelaksana)

Panduan Petugas PPID Pelaksana (OPD)

Setelah PPID Utama memverifikasi dan mendisposisikan permohonan, tanggung jawab pemenuhan berpindah ke PPID Pelaksana di OPD terkait. Halaman ini memandu petugas menangani permohonan tersebut hingga selesai.

Pembagian Peran

PPID Utama memverifikasi kelengkapan berkas dan mendisposisikan ke OPD.

PPID Pelaksana (Anda) menangani jawaban, lampiran, dan keputusan akhir permohonan terverifikasi.

Contoh pada panduan ini melanjutkan tiket REQ-2026-10-0048 dengan OPD pelaksana Dinas Komunikasi dan Informatika.

1. Membuka Daftar Permohonan

Masuk ke CMS (cms.kepriprov.go.id), buka Manajemen PPID → Permohonan Informasi (/sys/ppid/requests). Bagian atas menampilkan ringkasan status permohonan unit kerja Anda.

Daftar permohonan informasi petugas

2. Dari Verifikasi PPID Utama ke Anda

Sebelum sampai ke Pelaksana, permohonan diverifikasi PPID Utama yang memastikan kelengkapan berkas lalu mendisposisikannya ke OPD. Pada dialog verifikasi, OPD tujuan dipilih (contoh: Dinas Komunikasi dan Informatika), lalu klik Terima & Teruskan.

Dialog verifikasi dan disposisi oleh PPID Utama

Setelah disposisi, status menjadi Terverifikasi — Diproses dan penanggung jawab berpindah ke PPID Pelaksana.

3. Membuka Detail Permohonan

Buka tiket yang menjadi tanggung jawab unit kerja Anda. Bagian penting pada halaman detail:

Bagian	Isi
Informasi yang Diminta	Rincian permintaan & tujuan penggunaan
Data Pemohon	Nama, NIK, email, telepon, alamat
Berkas Lampiran	KTP ditandai RAHASIA
Riwayat & Pesan	Jejak sistem dan percakapan
Tindakan	Tombol aksi sesuai kewenangan

Detail tugas PPID Pelaksana

Catatan privasi: Berkas identitas pemohon ditandai RAHASIA. Gunakan tombol Pratinjau hanya untuk verifikasi dan jangan disebarluaskan.

4. Membalas Pesan / Menambah Catatan

Gunakan kotak Balas Pesan / Tambah Catatan untuk memberi tahu pemohon progres pengerjaan. Pesan tampil pada riwayat pemohon.

Formulir balas pesan kepada pemohon

Klik Kirim Pesan. Balasan tercatat sebagai pesan resmi petugas.

Riwayat menampilkan balasan admin

5. Tindakan yang Tersedia

Tindakan	Kapan Dipakai	Efek
Perpanjang Waktu	Informasi belum dikuasai / volume besar	Menambah SLA (+7 hari kerja) & mengirim Surat Perpanjangan
Selesaikan & Serahkan Dokumen	Dokumen jawaban siap	Status menjadi Selesai
Tolak Permohonan	Informasi termasuk pengecualian	Menghasilkan Surat Penolakan PDF (wajib pilih dasar pengecualian)

6. Menyelesaikan Permohonan

Klik Selesaikan & Serahkan Dokumen. Tersedia dua opsi penyerahan:

Opsi 1 — Manajemen Dokumen: unggah berkas langsung atau pilih dari pustaka dokumen (mis. PDF).
Opsi 2 — Tautan Eksternal: sertakan tautan Google Drive/Dropbox bila berkas besar.

Tips keamanan: Bila memakai Google Drive, batasi akses hanya ke email pemohon agar dokumen tidak dapat diakses publik.

Klik Tandai Selesai. Status berubah menjadi Selesai, dokumen jawaban tersimpan, dan penanggung jawab tidak lagi aktif.

Permohonan selesai dari sisi petugas, lengkap dengan dokumen jawaban

7. Setelah Permohonan Selesai

Status di daftar permohonan berubah menjadi Selesai.
Pemohon menerima notifikasi dan dapat mengunduh dokumen jawaban pada halaman cek status.
Pemohon masih dapat mengajukan keberatan dalam masa keberatan — pantau menu Pengajuan Keberatan.

Ringkasan Alur PPID Pelaksana

Buka /sys/ppid/requests
        ↓
Pilih tiket berstatus "Terverifikasi — Diproses"
        ↓
Balas pesan / tambah catatan (opsional)
        ↓
Siapkan dokumen jawaban
        ↓
Keputusan:
   ├─ Diterima  → Selesaikan & Serahkan Dokumen → Selesai
   ├─ Volume besar → Perpanjang Waktu (+7 HK)
   └─ Dikecualikan → Tolak + dasar pengecualian → Surat Penolakan
        ↓
Pantau masa keberatan

Tips

Baca rincian permintaan dengan teliti; minta perpanjangan lebih awal bila diperlukan.

Selalu cek tautan dokumen dapat diakses pemohon sebelum menandai selesai.

Jangan menandai selesai tanpa dokumen jawaban yang memadai.