Permohonan Informasi
Sistem Tiket & SLA Pelaporan
Permohonan informasi adalah mekanisme reaktif — masyarakat meminta informasi yang tidak tersedia secara proaktif di DIP. Modul ini mengelola seluruh siklus permohonan dengan pelacakan SLA ketat berdasarkan UU KIP dan Pergub Kepri 76/2017.
Alur Permohonan
Pengajuan (form + KTP) → nomor tiket terbit
↓
Verifikasi Administrasi (3 Hari Kerja)
├─ Buram → "Kembalikan" (pemohon perbaiki 3 hari)
└─ Jelas → "Terima" (email tanda terima dikirim)
↓
Disposisi (jika salah OPD) → alih ke OPD tujuan + catatan
↓
Pemenuhan (10 Hari Kerja)
├─ Diterima → upload jawaban, "Selesaikan", link dikirim via email
├─ Ditolak → pilih pasal pengecualian → Surat Penolakan PDF
└─ Perpanjangan → "Perpanjangan" (+7 HK) → Surat Perpanjangan PDF
↓
Selesai (Inkracht) — jika 30 HK tanpa keberatan, otomatis selesai
Nomor Tiket
Setiap permohonan memiliki nomor tiket unik. Format dapat dikonfigurasi Admin PPID Utama di menu Manajemen PPID → Pengaturan PPID → tab Penomoran Tiket dengan placeholder tahun, bulan, dan urutan (contoh hasil: REQ/KEPRI/2026/00001). Opsi reset tahunan tersedia.
Data Pemohon
Saat pemohon mengajukan permohonan, data berikut diisi:
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Jenis pemohon | Perorangan, Lembaga, atau Kelompok |
| Nomor identitas | NIK (perorangan) atau No. Badan Hukum (lembaga) |
| Nama | Nama pemohon / penanggung jawab |
| Email aktif (wajib untuk notifikasi) | |
| Nomor telepon | Nomor telepon pemohon |
| Alamat | Alamat lengkap |
| Pekerjaan | Pekerjaan pemohon (ada di skema database, namun belum ada input di form pengajuan) |
| Nama organisasi | Nama organisasi (jika lembaga/kelompok) |
Rincian Permohonan
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Rincian informasi | Informasi yang dimohonkan |
| Tujuan penggunaan | Tujuan penggunaan informasi |
| Cara memperoleh | Melihat / Salinan — saat ini diisi default "Melihat/Membaca/Mendengarkan" (hardcoded), belum ada widget Select di form pengajuan |
| Format salinan | Softcopy / Hardcopy — kolom tersedia di database & tampil di detail view, namun form pengajuan belum memiliki input untuk mengisinya |
| Cara mendapatkan | Email / Ambil Langsung — saat ini diisi default "Email" (hardcoded), belum ada widget Select di form pengajuan |
| Berkas identitas | KTP/SK |
| Berkas pendukung | Surat kuasa, dll. |
⚠️ Peringatan: Keterbatasan Form Pengajuan
Saat ini, field Cara memperoleh, Format salinan, dan Cara mendapatkan belum memiliki input khusus di form pengajuan publik. Nilainya otomatis diisi default hardcoded ("Melihat/Membaca/Mendengarkan" dan "Email"). Jika pemohon memilih salinan hardcopy atau mengambil langsung, saat ini tidak dapat dipilih melalui form — perlu tindak lanjut via chat thread atau kontak admin.
Tahapan SLA
SLA dihitung otomatis berdasarkan tanggal-tanggal kunci. Timer utama mulai berjalan sejak permohonan dinyatakan lengkap secara administrasi (setelah Verifikasi Awal).
| Tahap | Durasi | Keterangan |
|---|---|---|
| Verifikasi Administrasi | 3 Hari Kerja | Admin cek KTP & relevansi |
| Penyediaan Informasi | 10 Hari Kerja | Waktu utama siapkan jawaban (Diterima/Ditolak) |
| Perpanjangan Waktu | Maksimal 7 Hari Kerja | Opsional, jika informasi belum dikuasai; wajib ada alasan tertulis |
| Masa Sanggah | 30 Hari Kerja | Waktu pemohon mengajukan keberatan atas jawaban |
ℹ️ Info: Traffic Light Indicator
Sistem menampilkan countdown berwarna Hijau (masih aman) → Kuning (mendekati jatuh tempo) → Merah (terlambat). Sistem juga memberi peringatan dini sejak hari ke-8 jika belum ada respon. Keterlambatan tanpa perpanjangan resmi dapat menjadi dasar sengketa di Komisi Informasi.
Tanggal yang dipantau sistem:
- Tanggal verifikasi — saat admin memverifikasi
- Batas waktu penyelesaian — tanggal verifikasi + 10 hari kerja
- Batas waktu diperpanjang — batas waktu + 7 hari kerja
- Status perpanjangan & Alasan perpanjangan
⚠️ Peringatan: Kepatuhan SLA
SLA permohonan informasi diatur baku dalam UU KIP. Keterlambatan tanpa perpanjangan resmi dapat menjadi temuan E-Monev Komisi Informasi. Selalu pantau permohonan yang mendekati batas waktu dan ajukan perpanjangan sebelum jatuh tempo.
Status Permohonan
| Status | Arti |
|---|---|
| Menunggu | Baru diajukan, menunggu verifikasi admin |
| Diproses | Terverifikasi, sedang diproses |
| Selesai | Selesai, informasi diberikan |
| Ditolak | Ditolak (dengan referensi pengecualian) |
| Dikembalikan | Dikembalikan ke pemohon (KTP buram/data tidak lengkap) |
Chat Thread Permohonan
Setiap permohonan memiliki thread percakapan antara pemohon dan admin. Pesan dikategorikan berdasarkan pengirim:
| Pengirim | Arti |
|---|---|
| Pemohon | Pesan dari pemohon |
| Admin | Balasan dari PPID |
| Sistem | Notifikasi sistem (perubahan status, perpanjangan, dll.) |
| Chat | Pesan chat interaktif |
Penolakan dengan Pengecualian
Bila permohonan ditolak karena informasi termasuk yang dikecualikan, admin memilih dari daftar pasal pengecualian (Uji Konsekuensi) yang berlaku. Sistem secara otomatis menyusun Surat Penolakan ber-kop resmi dalam format PDF dan dikirim ke email pemohon. Penolakan harus disertai dasar hukum yang spesifik.
Perpanjangan Waktu
Jika informasi yang diminta belum dikuasai atau volumenya besar, admin dapat memilih tindakan Perpanjangan:
- Masukkan alasan tertulis (misal: "Dokumen belum dikuasai, masih dihimpun")
- Masukkan durasi tambahan (maksimal 7 hari kerja)
- Sistem membuat Surat Perpanjangan (PDF) dan mengirim ke email pemohon
Alih Permohonan (Disposisi)
Transfer Permohonan Antar-OPD
Tidak semua permohonan informasi berada dalam kewenangan OPD penerima. Bila permohonan seharusnya ditangani OPD lain (contoh: permohonan soal jalan rusak masuk ke Dinas Kesehatan), admin dapat melakukan disposisi ke OPD tujuan.
Mekanisme Disposisi
- Klik tombol Disposisi pada permohonan
- Pilih instansi tujuan yang benar
- Berikan catatan (misal: "Ini masalah infrastruktur")
- Permohonan pindah ke inbox OPD tujuan
Disposisi mencatat: permohonan yang dialihkan, OPD asal, OPD tujuan, catatan alih, dan admin yang melakukan disposisi.
💡 Tip: Alih, Bukan Tolak
Gunakan disposisi ketika informasi yang dimohon berada di kewenangan OPD lain. Jangan menolak permohonan dengan alasan "bukan kewenangan kami" tanpa mengalihkan — ini dapat menjadi temuan E-Monev. Alih permohonan menunjukkan pelayanan yang bertanggung jawab.
API Publik
Integrasi Frontend
Modul PPID menyediakan layanan publik agar masyarakat dapat mengakses informasi dan mengajukan permohonan langsung lewat portal website OPD, tanpa login admin.
Layanan Utama (Publik)
| Layanan | Fungsi |
|---|---|
| Struktur DIP | Tampilkan pohon DIP yang sudah diverifikasi Admin Prov |
| Ajukan Permohonan | Submit & lacak permohonan |
| Ajukan Keberatan | Submit pengajuan keberatan atas penolakan |
| Pengaturan Publik | Tampilkan info SLA dan lainnya yang ditandai publik |
Alur Submit Permohonan
Pemohon mengisi form di portal OPD dengan data diri dan unggah KTP. Alurnya:
- Pemohon mengisi form di portal (data + upload KTP)
- Sistem mencatat permohonan & menerbitkan nomor tiket
- Notifikasi tiket dikirim ke email pemohon & admin PPID terkait
⚠️ Catatan
Pastikan email pemohon valid dan dapat diakses untuk menerima notifikasi tiket dan surat jawaban. Tidak perlu membuat akun untuk mengajukan permohonan.