Tipe Dokumen (Master Katalog)
Klasifikasi Dokumen Pengadaan
Sebelum mengunggah dokumen ke paket, admin mengelola tipe dokumen (master data). Tipe dokumen adalah katalog standar jenis dokumen yang umum dalam pengadaan.
Isian Tipe Dokumen
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
Kode * | Kode unik tipe dokumen (contoh: DOK-001, SPK) |
Nama * | Nama tipe dokumen (contoh: "Surat Penunjukan Kerja") |
| Deskripsi | Keterangan tipe dokumen |
| Kode Audit | Kode referensi untuk pemetaan audit |
| Urutan | Urutan tampilan |
| Aktif | Status aktif/non-aktif |
š” Tip: Kode Audit
Kode audit digunakan untuk memetakan tipe dokumen ke butir audit pengadaan. Pengisian kode ini membantu saat proses audit ā auditor dapat langsung mencocokkan dokumen dengan butir audit.
33 Tipe Dokumen Bawaan Sistem
Sistem telah menyediakan 33 tipe dokumen bawaan yang otomatis tersedia untuk seluruh OPD. Tipe dokumen ini adalah master data global ā sama untuk semua OPD, tidak dibuat per-OPD. Setiap tipe sudah dipetakan ke kode audit standar untuk keselarasan audit.
Tipe dokumen ini mengikuti siklus hidup pengadaan dari tahap perencanaan (KAK) hingga serah terima final. Saat mengelola dokumen sebuah paket pengadaan, admin memilih salah satu tipe dari daftar berikut.
Tahap Persiapan (DOK_01 ā DOK_10)
Dokumen yang disusun sebelum proses pemilihan penyedia dimulai.
| Kode | Nama Dokumen |
|---|---|
| DOK_01 | Kerangka Acuan Kerja (KAK) |
| DOK_02 | Harga Perkiraan Sendiri (HPS) serta Riwayat HPS |
| DOK_03 | Spesifikasi Teknis |
| DOK_04 | Rancangan Kontrak |
| DOK_05 | Persyaratan Penyedia / Lembar Data Kualifikasi |
| DOK_06 | Persyaratan Proses Pemilihan / Lembar Data Pemilihan |
| DOK_07 | Daftar Kuantitas dan Harga |
| DOK_08 | Jadwal Pelaksanaan & Data Lokasi Pekerjaan |
| DOK_09 | Gambar Rancangan Pekerjaan |
| DOK_10 | Studi Kelayakan & AMDAL |
Tahap Pemilihan (DOK_11 ā DOK_19)
Dokumen yang dihasilkan selama proses pemilihan penyedia.
| Kode | Nama Dokumen |
|---|---|
| DOK_11 | Dokumen Penawaran Administratif |
| DOK_12 | Surat Penawaran Penyedia |
| DOK_13 | Sertifikat/Lisensi DJKI Kemenkumham |
| DOK_14 | BA Pemberian Penjelasan |
| DOK_15 | BA Pengumuman Negosiasi |
| DOK_16 | BA Sanggah dan Sanggah Banding |
| DOK_17 | BA Penetapan/Pengumuman Penyedia |
| DOK_18 | Laporan Hasil Pemilihan Penyedia |
| DOK_19 | SPPBJ ā Surat Penunjukkan Penyedia |
Tahap Pelaksanaan (DOK_20 ā DOK_28)
Dokumen yang tercipta selama pelaksanaan kontrak.
| Kode | Nama Dokumen |
|---|---|
| DOK_20 | Kontrak Ditandatangani + Perubahan |
| DOK_21 | Surat Perintah Mulai Kerja |
| DOK_22 | Surat Jaminan Pelaksanaan |
| DOK_23 | Surat Jaminan Uang Muka |
| DOK_24 | Surat Jaminan Pemeliharaan |
| DOK_25 | Surat Tagihan |
| DOK_26 | Surat Pesanan E-purchasing |
| DOK_27 | Surat Perintah Membayar |
| DOK_28 | Surat Perintah Pencairan Dana |
Tahap Serah Terima (DOK_29 ā DOK_33)
Dokumen penyelesaian pekerjaan dan serah terima hasil.
| Kode | Nama Dokumen |
|---|---|
| DOK_29 | Laporan Pelaksanaan Pekerjaan |
| DOK_30 | Laporan Penyelesaian Pekerjaan |
| DOK_31 | BA Pemeriksaan Hasil Pekerjaan |
| DOK_32 | BA Serah Terima Sementara |
| DOK_33 | BA Serah Terima Final |
ā¹ļø Info: Tipe Bawaan Tidak Dihapus
Ke-33 tipe dokumen di atas adalah tipe bawaan sistem yang sudah terdaftar otomatis. Anda tidak perlu membuatnya manual. Cukup pilih tipe yang sesuai saat mengunggah dokumen ke paket pengadaan.
Mengelola Master Tipe Dokumen
- Buka menu Tipe Dokumen di modul Pengadaan
- Tambahkan tipe dokumen baru dengan kode unik (bila ada kebutuhan tipe di luar 33 bawaan)
- Isi nama deskriptif dan deskripsi
- Isi kode audit bila tersedia
- Atur urutan tampilan agar katalog rapi
- Nonaktifkan tipe yang tidak lagi digunakan (jangan dihapus untuk menjaga referensi historis)
ā ļø Peringatan: Jangan Hapus Tipe yang Sudah Dipakai
Tipe dokumen yang sudah dikaitkan dengan dokumen paket tidak boleh dihapus ā hubungan data akan rusak. Nonaktifkan (set Aktif = Tidak) sebagai gantinya. Tipe yang dinonaktifkan tidak muncul di pilihan baru, tetapi tetap tersimpan untuk paket yang sudah ada.